بحث المراقبة الداخلية

المبحث الأول: ماهية نظام المراقبة الداخلية[/b]
[b]تمهيد:[/b]
باعتبار المراقبة الداخلية مجموع الضمانات التي تساهم في التحكم على المؤسسة وهدفها من جهة الحفاظ على الممتلكات ودقة المعلومات، ومن جهة أخرى السهر على تطبيق التعليمات والأوامر الإدارية والتشجيع على تحسين الأداء وتظهر من خلال التنظيم، طرق وإجراءات العمل التي تتحكم في نشاط المؤسسة.
والمراقبة الداخلية ليست وظيفة ولكنها نظام والمراجعة الداخلية هي التي تقوم بالتقييم والحكم على نظام الرقابة الداخلية . فما هو مفهوم وأهداف ومكونات نظام الرقابة الداخلية؟؟
المطلب الأول: مفهوم نظام المراقبة الداخلية
تعددت المفاهيم و الآراء حول موضوع الرقابة الداخلية فالبعض يضع تعريفا لها أسلوب علمي أو خطة تنظيمية و يحاول آخرون تعريفها من زاوية وسائلها، و البعض الآخر يعتبرها وظيفة إدارية بحتة.
ومما بجدر بنا التلميح أو الإشارة إليه أن كلمة الرقابة هي كلمة مترجمة من اللغة الأمريكية إلى اللغة الفرنسية ثم من الفرنسية إلى العربية ، وكانت هده الترجمة بعيدة عن معناها الحقيقي أد أن أصحاب ANGLOSACTION و اللذين هم أهل هدا المصطلح يقصد به التحكمMAITRISER
و القيادة PILOTER بمعنى التأكد من أن الموارد المتحصل عليها قد تم استعمالها بنجاح وربح .
ولما ترجمت إلى الفرنسية أصبح يقصد بها المراقبة CONTROL أي مراقبة الشرطي بمعنى ليثق في احد ، وكل الموظفين هم محل شبهة ويجب محاربة غشهم و القبض عليهم متلبسين ، أما عند ترجمتها إلى العربية أصبح معناها المراقبة التعسفية .
و المراقبة الداخلية بصفة عامة هي نضام و إجراءات العمل في المؤسسة تضمن السير العادي لنشاطها( )
وتعرف المراقبة الداخلية على أنها آداب عامة للتسيير و التوجيه و احترام الإجراءات القانونية و كذا الأفعال التي تقضي إلى تنفيذ و تجسيم القواعد العامة للثقة و الائتمان
لقد عرفت لجنة طرائق التدقيق comity des procedures d’audit المنبثقة عن المعهد الأمريكي للمحاسبين القانونيين AICPA الرقابة الداخلية على أنها تشمل الخطة التنظيمية و وسائل التنسيق و المقاييس المتبعة في المشروع، لهدف حماية أصوله و ضبط مراجعة البيانات المحاسبية و التأكد من دقتها و مدى الاعتماد عليها و زيادة الكفاية الإنتاجية و تشجيع العاملين على التمسك بالسياسات
الإدارية الموضوعة.

ا[b]لمطلب الثاني : أهداف نظام المراقبة الداخلية:
من خلال التعريف يمكن حصر أهداف الرقابة الداخلية في الآتي :
1- حماية أصول المنشأة من أية تلاعب أو اختلاس أو سوء استخدام.
2- التأكد من الدقة المحاسبية للبيانات المحاسبية المسجلة بالدفاتر لإمكان تحديد درجة الاعتماد قبل اتخاذ أي قرارات أو رسم أي خطط مستقبلا.
3- المحافظة على مستوى الأداء الجاري، واكتشاف أية انحرافات عن هذا المستوى.
4- الكشف عن أية اتجاهات للتغيير المفاجئ في سير العمل أو في مستوى الأداء بما يعكس على التكاليف.
5- الرقابة على استخدام الموارد المتاحة.
6- زيادة الكفاية الإنتاجية للمنشأة.
7- وضع نظام للسلطات والمسئوليات و تحديد الاختصاصات.
8- حسن اختيار الأفراد للوظائف الذين يشغلونها.
9- التدرب و العلاقات الإنسانية.
10- تحديد الإجراءات التنفيذية و اللوائح و التعليمات بطريقة تضمن انسياب العمل.
المطلب الثالث : المكونات الأساسية لنظام الرقابة الداخلية

يشمل أي نضام رقابي على خمسة مكونات أساسية لابد من الاهتمام بها ودراستها عند تصميم وتنفيذ أي نضام رقابي حتى يمكن الوصول إلى ضمان معقول لتحقيق الأهداف الرقابية وتشمل هذه المكونات الأساسية لنضام الرقابة على:
* بيئة الرقابة.
* تقدير المخاطر
* الاتصال و المعلومات.
* أنشطة الرقابة.
* التقييم.
ويمكن تحليل هده المكونات الأساسية و المترابطة مع بعضها البعض في الحقيقة في الشكل التالي و الذي يظهر بيئة الرقابة كمضلة أو إطار عام يغطي و يربط جميع المكونات الأربعة الأخرى وبالتالي لابد أن يؤثر عليها أن يمكن القول انه بدون بيئة رقابية ملائمة و سليمة لتحقيق رقابة فعالة لايمكن لجميع المكونات الأخرى للرقابة أن تحقق أهدافا حقيقة لها وللمؤسسة أيضا .





الشكل رقم (4) مكونات نضام الرقابة الداخلية






المصدر: فتحي رزق السوافري ، سمير كامل محمد، محمود مراد مصطفى ،الرقابة و المراجعة الداخلية (الاتجاهات الحديثة ) ، 2002، ص(18).

وفيما يلي شرح موجز لكل مفردة من هذه المكونات الخمسة لنضام الرقابة :
1- بيئة الرقابة : تعتبر البيئة الرقابية أساس للمكونات الأخرى أو الأرضية التي يقوم عليها ، و تعمل فيها لتحقيق نضام رقابي فعال . وتتكون بيئة الرقابة من عوامل متعددة ، ولكن تتوقف كل هده العوامل على موقف الإدارة العليا من مفهوم و أهمية الرقابة و المعتقدات الأخلاقية المرتبطة بمفهوم الرقابة.
وبالتالي يمكن تقسيم العوامل التي تتكون منها الرقابة إلى عوامل ذات صلة مباشرة بالإدارة و عوامل أخرى مرتبطة بتنظيم المؤسسة نفسها.
وتتمثل تلك العوامل المرتبطة مباشرة بالإدارة في مدى نزاهة العاملين بالمستويات الإدارية المختلفة القيم الأخلاقية السائدة لدى العاملين و الإدارة و المعايير السلوكية المطبقة وكيفية
( )استخدامها في الواقع العملي لتشجيع الأداء الأخلاقي و تجنب العاملين و المؤسسة في نهاية الأداء و السلوك الغير أخلاقي وفلسفة الإدارة في وضع معايير و سياسات لتشجيع الأداء و السلوك لأخلاقي ، إما بالنسبة للعوامل المكونة لبيئة الرقابة و المرتبطة بتنظيم المؤسسة نفسها فتتمثل في الهيكل التنظيمي الكفء ومدى تحديد السلطة و المسؤولية و تتمثل باقي العوامل في سياسات الأفراد و ممارستهم المختلفة و مدى الالتزام الحقيقي الفعلي بسياسات المؤسسة و طريقة تشكيل كل من مجلس الإدارة و لجنة المراجعة وكيفية نفيدهم لواجباتهم ، ولكن يمكن القول أن من أهم العوامل المكونة لبيئة الرقابة وهي مدى تفهم الإدارة و العاملين بالمؤسسة و كيفية التعامل مع مفاهيم و القيم الأخلاقية و الأمانة بصفة عامة.
2--تقييم المخاطر: يهتم هذا بتحديد و تحليل المخاطر المتعلقة بتحقيق أهداف المؤسسة ، و التعرف على احتمال حدوثها ، ومحاولة تخفيض حدة تأثيراتها إلى مستويات مقبولة ، وسوف يتم العرض إلى تقدير مخاطر الرقابة بشيء من التفصيل فيما سيأتي لاحقا.
3--أنشطة الرقابة
وتتمثل أنشطة الرقابة في السياسات الإجراءات و القواعد التي توفر تأكيد معقول بخصوص أهداف الرقابة الداخلية بطريقة ملائمة، وإدارة المخاطر بفعالية . وتتعلق تلك الأنشطة بالرقابة على التشغيل ، والرقابة على إعداد التقارير المالية ، و الرقابة على الالتزام .
وتهتم أنشطة الرقابة على التشغيل بغدارة ومتابعة تشغيل المؤسسة ، بينما تهدف أنشطة الرقابة على إعداد التقارير المالية إلى تأكيد إعداد تقارير مالية يمكن الوثوق بها ، أما أنشطة الرقابة على الالتزام فإنها تهدف إلى التأكد من الالتزام بالقوانين التي تطبقها المؤسسة .
4- المعلومات و الاتصال
يهتم هدا المكون بتحديد المعلومات الملائمة لتحقيق أهداف المؤسسة ، والوصول إليها وتشغيلها وتوصيلها لمختلف المستويات الإدارية بالمؤسسة ، عن طريق قنوات مفتوحة للاتصالات تسمح بتدقيق تلك المعلومات و إعداد التقارير المالية.
5-المتابعة
يهتم هدا المكون بالمتابعة المستمرة وتقييم الدوري لمختلف مكونات نضام الرقابة الداخلية ويعتمد تكرار ونطاق التقييم الدوري على نتائج المتابعة المستمرة ، والمخاطر ذات صلة بنظام الرقابة الداخلية.
ووفقا لتقرير COSO فان تلك المكونات تعتبر مقاييس يمكن على أساسها تقييم فعالية نضم الرقابة الداخلية ، كما أنها تتضمن إرشادات تطبيقية بخصوص العوامل التي يمكن أن تؤخذ في الاعتبار عند تقييم فعالية نضم الرقابة الداخلية بالمؤسسة ، وإشارة إلى دلك الإرشاد التطبيقي لا يتضمن قائمة شاملة بكل تلك العوامل ، وانه مجرد نقطة بداية ، وان بعض تلك العوامل غير موضوعية بدرجة عالية وتتطلب ممارسة درجة كبيرة من التقدير الشخصي .

المبحث الثاني: نظام المراقبة الداخلية في المؤسسة
أن المراجعة الداخلية هي تلك الوظيفة المستقلة التي تمارس بكل موضوعية و في جميع مجالات وظائف المؤسسة. والتي ترمي بصفة عامة إلى تقييم مدى التزام العمال بالمسؤوليات المستندة إليهم و فحص مدى صحة المعلومات المحاسبية التي تصل إلى المسئولين إلى إن تصل في الأخير إلى تقييم نظام الرقابة الداخلية المعمول به في المؤسسة ولكي يتم تقييم هذا النظام بشكل يضمن الفعالية لابد من دراسة جوانب ارتكاز هذا النظام، فهاهي خصائص ووسائل نظام الرقابة الداخلية في المؤسسة؟؟
المطلب الأول: خصائص المراقبة الداخلية.
تتشكل المراقبة الداخلية من عدة عناصر و تراكيب تقوي من فعاليتها و مهامها و تزيد من كفاءتها و تتمثل هذه العناصر و التراكيب في( ) :

1.الهيكل التنظيمي: يقوم هذا الهيكل بتنظيم عملية التخطيط و رسم هيكل المؤسسة كما يبين مستويات السلطة و المسؤوليات.
2.تحديد الوظائف: ( ) و يتم ذلك عن طريق إيداع هذه الوظائف في دليل يسمح بتعيين الواجبات و تحديد السلطة و المسؤوليات بشكل واضح، وذلك بكل سهولة وارتياح في حالة حدوث خسائر أو اختلاسات أو أخطاء و تتمثل هذه الوظائف في العناصر التالية:
• التكوين و الخبرة: يعين العاملون في نظام المراقبة الداخلية حسب خبرتهم، كما يجب فرض برنامج مستمر للتكوين.
• التقييم و المراقبة: يقيم العاملون بشكل دوري ويراقبون بطريقة تضمن تنفيذ مقنع لوظائفهم و مهامهم.
•
3.المكافأة: نظام المكافأة مناسب و مشجع بطريقة تساعد تطوير الحالة الإيجابية اتجاه المؤسسة و التقليل من أخطار التزوير و الاحتيال.
4.دور الوظائف: إن عملية الدورة الجزئية للعمال تعود بالفائدة عليهم وذلك في إثراء معارفهم واكتساب الخبرة إضافة إلى كونها تقضي على الاحتكار المهني كما تسمح بمراقبة عمل المستخدم من طرف الموظف البديل و ذلك أثناء الذهاب الإلزامي للعطل.
5.محيط العمل: يجب على العمال التصرف في الإطار المسموح له و المتعلق بتعليمات الهيكل الإداري كما أن نظام الترخيص و المراقبة يجب تطبيقه على كل صفقة.
كما يمكن وضع مدخل محدد لكل نوع من العمليات وذلك بتوكيل المسؤوليات التي تقع على عاتقهم.
6.المراقبة الاستدلالية: يتم برنامج المراقبة الاستدلالية على مجموعة من العمليات من نفس الطبيعة عن طريق المقابلة و التجارب، هذه المراقبات التي يقودها أشخاص مستقلون عن اللذين شاركوا في الصفقات، و الغرض من هذا النوع من المراقبات هو تحقيق و توضيح الأخطاء و المخالفات و تصحيحها في الوقت المناسب.
.7 المراقبة الوقائية: تؤدي المراقبة الوقائية بصفة مستمرة وذلك أثناء معالجة العمليات على الخصوص قبل تسجيلها في الدفاتر المحاسبية.
8 .الوثائق و السندات: تحتوي الوثائق و السندات المستعملة من طرف المؤسسة على استعلامات كافية، خاصة منها الوثائق التي تنقل معلومات على الإجراءات الحساسة و التي يجب أن يكون لها شكل مادي و مودعة في دليل خاص بها من إجراء فحوص و تحقيقات، كما أن استعمال الوثائق و السندات الملونة منها يسمح في الوقت المناسب بمعرفة النسخ التي لم تصل إلى مكانها المنتظر.
9. التوثيق: يجب أن يكون استعمال الوثائق محدد بطريقة قانونية لتسهيل عملية المراقبة و الفحص مما يؤكد مبدأ استدلالية لجميع الصفقات التي أجريت.
كما أن عملية التوثيق بجب أن تكون مناسبة ومنظمة حتى تضع المستغلين في حالة مريحة و سهلة.
10. دليل المحاسبة: و هوعبارة عن قواعد وإجراءات تتعلق بالمحاسبة، محددة في دليل يشمل المخطط المتعلق بها ( المحاسبة ) حيث تقوم بشرح ووصف محتوى البيانات الحسابية أو الإسنادات
Imputation الحسابية، ويعد قانون أساسي لتسيير هياكل المحاسبة و السيطرة على عملياتها .
11. تقسيم العمل: لا يمكن لشخص واحد احتكار تنفيذ كل العناصر التي تمر بها الصفقة وهذا ما يؤدي إلى تناقض الوظائف، كما يفتح منفذا و طريقا للغش و الاختلاس مما يفصل في الوظائف كعملية التنظيم، تحقيق الإجراءات، احتلال الأصول و تسجيل العمليات.
وفي حالة عدم إمكانية الفصل بين الوظائف بسبب الكلفة الباهظة للمستخدمين يجب إجراء مراقبات متكررة من طرف أشخاص مستقلين تماما عن المؤسسة.
12. المراقبة المتبادلة: تنجم هذه المراقبة عن عملية فصل الوظائف وهي محددة مثل تجزئة العمل و نظام توزيع المسؤوليات و المهام.
13. الحماية والتسجيل: تقوم المؤسسة بحماية نفسها من السرقة و الأضرار كما تقوم بتسجيل تراثها المادي.
14. المراجعة الداخلية: يقوم بالمراجعة الداخلية مجموعة من الأشخاص مستقلة مؤهلة لها اتصال مباشرة بالإدارة العليا حيث تسمح هذه الأخيرة بضمان ديمومتها بكل كفاءة مع مسايرة تطور مصالح المؤسسة. ( )
15. المراجعة الخارجية: تقوم بهذه العملية مجموعة مستقلة ومؤهلة يغلب عليها عنصر الموضوعية لها صبغة خاصة و خارجية تقوم بتقييم نظام رقابة نشاطات المؤسسة.( )
المطلب الثاني: وسائل المراقبة الداخلية
المطلب الثاني: وسائل المراقبة الداخلية.
تتمثل وسائل المراقبة الداخلية في جملة من النقاط تشمل كل من الخطة التنظيمية، الطرق الإجراءات، المقاييس المختلفة، نشاطات التحقيق، التنقيط، و المراجعة الداخلية.
1) الخطة التنظيمية : و تحتوي هذه الخطة التنظيمية على جملة من العناصر الأساسية حسب ليونال Lionel » « و جراد « Gerrad » و ذلك في:
• تحديد الأهداف للمؤسسة.
• تحديد المسؤوليات بالنسبة إلى كل شخص.
• تحديد الهيكل التنظيمي للمؤسسة مع إبراز العلاقة التسلسلية و المهنية بين مختلف الأنشطة.

إلى أن مساهمة هذه الوسيلة في تحقيق نظام الرقابة الداخلية يكون عبر النقاط التالية:
• البحث عن كفاءة و فعالية العماليات التشغيلية.
• وجود وحدات قياس تمكن من تحديد نتائج الأجزاء و الأنشطة المختلفة للمؤسسة.
• حماية الأصول من خلال تقسيم العمل المهني للمؤسسة.
2) الطرق و الإجراءات المتخذة: تعتبر الطرق و الإجراءات من بين أهم الوسائل التي تعمل على تحقيق الأهداف المرجوة في نظام الرقابة الداخلية، ففهم وتطبيق هاتين الوسيلتين يساعد على حماية الأصول و العمل بكفاءة والالتزام بالسياسات الإدارية المرسومة( )
حيث تشمل الطرق المستعملة على طريقة الاستغلال، الإنتاج، التسويق، تأدية الخدمات و كل ما يخص إدارة المؤسسة إضافة الطرق المستعملة في المديريات الأخرى سواء من ناحية تنفيذ الأعمال أو طريقة استعمال الوثائق و غيرها من الطرق.
كما يمكن للمؤسسة أن تحسن إجراءات من شأنها وضع بعض النقاط أو تغيير إجراء معين بغية تحسين أداء المؤسسة و تمكين هذا النظام من تحقيق أهدافه المرسومة.
3) المقاييس المختلفة: تستعمل هذه المقاييس داخل المؤسسة لتحقيق أهداف الرقابة الداخلية في ظل تستعمل هذه المقاييس داخل المؤسسة لتحقيق أهداف الرقابة الداخلية في ظل إدارة تعمل على إنجاحه ومن ضمن هذه المقاييس نذكر:
• درجة مصداقية المعلومات.
• احترام الوقت المخصص سواء لتحقيق مراحل الرقابة أو لعودة المعلومات المطابقة..
• مقدار النوعية الناتج من العمليات الفعلية.( )

4) نشاطات التحقيق، التنقيط و المراجعة الداخلية:
إن هذا التعداد يظهر الطرق النوعية المستعملة لضمان فعالية المراقبة الداخلية، وبهذا الصدد يطبق التحقيق بعد إنجاز عملية ما و تحليلها من أجل مراقبة جيدة و كذالك من أجل الحصول على نتائج و معلومات صحيحة.
كما أن نشاط التحقيق ينجز من طرف الشخص المسئول ما يعرف بالتحقيق الشخصي و أحيانا يعطي لشخص أخر حيث أن كل شخص يصادق على أي وثيقة يكون مضمونها مسئولا عنه، و لذلك وجب عليه التحقق قبل الإمضاء و فحصها فحصا جيدا.
كما أن التنقيط يطبق خصوصا في مراقبة البيانات المحاسبية يعني أخذ الوثائق و تنقيطها مع الحسابات من أجل ضمان صحة البيانات و مطابقتها لما هو مسجل، وعلى العموم فعملية التنقيط لا تتم من طرف الشخص الذي قام بكتابتها.
المطلب الثالث: حدود المراقبة الداخلية
هناك عدد من القيود تحد و تقلل من درجة اعتماد المراجع على نظام المراقبة الداخلية و ذلك خلال قيامة بعملية المراجعة وإعداد تقريره
فقد تحدث نتيجة لعدم فهم الموظف للتعليمات مثلا أو عدم العناية على تأدية الوظيفة ونحوه.
كما أن المراقبة الداخلية لا تسمح بأن يتواطأ أو أكثر بغرض التلاعب في السجلات المحاسبية، وإذا وقع ذلك فلا يمكن للمراجع أن يعتمد على هذا النظام للتأكد من عدم وجود مخالفات و التحقق من صحة و صدق القيم المعروضة في القوائم المالية.
وقد تكون هذه القيود التي تقلل من درجة اعتماد المراجع على نظام الرقابة الداخلية إذا تعلق الأمر بالإدارة العليا بالتحاليل وارتكاب أخطاء و مخالفات باستطاعتها إخفاء هذه الأخطاء، و لهذا وجب على المراجع تسليط الضوء على هذه العراقيل التي يمكن أن تتعرض من خلال القيام بعملية المراجعة وإعداد تقريره .
المبحث الثالث : إجراءات نظام الرقابة الداخلية
يستعمل نظام الرقابة الداخلية وسائل متعددة بغية إحكام العمل المحاسبي وتحقيق الأهداف المتوخاة منه وجعل نظام المعلومات المحاسبية يستجيب للأطراف المستعملة للمعلومات من خلال توفير معلومات ذاته مصداقية وتعبر عن الوضعية الحقيقة لمؤسسة لذلك وجب على هذا النظام سن إجراءات من شانها ان تدعم المقومات الرئيسية له وتعتبر بمثابة حجر الأساس لمبنى لذا سنتطرق في هذا البند إلى الإجراءات المختلفة لنظام الرقابة الداخلية من خلال العناصر الآتية :
ـ إجراءات تنظيمية وإدارية .
ـ إجراءات التنقلات بين العاملين.
ـ إجراءات نظام الرقابة.
المطلب الأول : إجراءات تنظيمية و إدارية .
تخص هذه الإجراءات أوجه النشاط داخل المؤسسة و تتضمن هذه الأخيرة مايلي :
• تحديد الاختصاصات : من الواضح أن تحقيق أهداف المؤسسة يكون عن طريق تضافر الجهود داخل أجزائها كل حسب اختصاصها فعند الوقوف على الهيكل التنظيمي لها يجب تحديد اختصاصات كل مديرية بما لا يسمح بالتضارب بين الاختصاصات .
• تقسيم العمل : إن تقسيم العمل الملائم يمنع تداخل الاختصاصات أو تضاربها كما انه يقلل بدرجة كبيرة من احتمالات وقوع الأخطاء و السرقة و التلاعب ، كون هذا التقسيم الملائم للعمل يقوم على الاعتبارات التالية :
1. الفصل بين أداء العمل و سلطة تسجيله : إن الفصل بين هاتين الوظيفتين من شأنه يمنع التلاعب في تسجيل البيانات المحاسبية ، و بالتالي نحصل على معلومات صادقة عن الحدث بعد المعالجة .
2. الفصل بين سلطة الاحتفاظ بالأصل وسلطة تسجيله : إن هذا التقسيم في العمل يقلل من احتمالات سرقة الأصول نظرا لأن الاحتفاظ بالأصل يكون ضمن اختصاصات موظف معين ، و تسجيل العمليات المتعلقة لهذا الأصل يدخل ضمن اختصاصات موظف آخر ، كما أن الفصل بين سلطة تقري الحصول على الأصل و الاحتفاظ به تقلل من احتمالات وقوع التلاعبات و من الاتفاقيات ذات المصلحة الشخصية .
3. تقسيم العمل المحاسبي : يسمح بإعطاء رقابة داخلية يخلقها هذا التقسيم بمراقبة عمل موظف معين بموظف آخر يقوم بالعملية بعده لذلك يستطيع هذا التقسيم التقليل من فرص الأخطاء و التلاعبات و التزوير و يزيد من فرص الكشف عنها حال وقوعها .
• توزيع المسؤوليات و إعطاء تعليمات صريحة : إن تحديد المسؤوليات تمكن كل موظف من معرفة حدود عمله و مسؤوليته و التزامه تجاهها ، إذا هذا الإجراء يعطي لنظام الرقابة الداخلية فعالية أكبر من خلال التحديد و بدقة لمرتكب الخطأ و عدم استطاعته التملص منه ، و من جهة أخرى فهو يظهر الجديد و الدقة في تنفيذ العمل من طرف الموظف لأنه على يقين بأن أي خطأ في عمله ينسب إليه مباشرة و لن يستطيع أن يلقيه على غيره .
و كذلك يجب أن تكون التعليمات صريحة من المسؤول إلى المنفذين لها ، فالصراحة و الوضوح في التعليمات تمكن من فهم التعليمة و تنفيذها على أحسن وجه ، و من اجل الوقوف على تعليمات يستطيع المنفذ تطبيقها على أحسن وجه ، لا بد أن تتوفر هذه الأخيرة على العناصر التالية : الوضوح ، الصراحة ، الفهم ، احترام السلم التسلسلي للوظائف .
• إجراء حركة التنقلات بين العاملين : يمكن هذا الإجراء من كشف الأخطاء و التلاعبات التي ارتكبها الموظف خلال العمليات التي تدخل ضمن اختصاصاته وقت مسؤوليته ، و يجب أن تكون هذه الحركة مدروسة و مبنية على أساس علمي و لا تتعارض مع السير الحسن للعمل ( تغير موظف من مصلحة المالية إلى مصلحة المحاسبية أو مصلحة البيع ).
المطلب الثاني : إجراءات التنقلات بين العاملين .
لقد أصبح من الضروري سن إجراءات تمكن من إحكام رقابة دائمة على العمل المحاسبي من خلال العمليات التالية :
- التسجيل الفوري للعمليات و التأكد من صحة المستندات : تعتبر هذه العملية من بين وظائف المحاسب إذ يقوم بتسجيل العمليات بعد حدوثها مباشرة بغية تفادي تراكم المستندات و ضياعها ، و على هذا يمكن القول أن التسجيل الفوري يؤثر إيجابا على معالجة البيانات التي ينتظر من ورائها الحصول على معلومات صادقة . كما انه يجب مراعاة بعض المبادئ الأساسية عند تصميم المستندات :
1/- البساطة التي تساعد على استخدام المستند و استعمال بياناته
2/- عدد الصور اللازمة حتى يمكن توفير البيانات اللازمة لمراكز النشاط
3/- ضمان توفير إرشادات عن كيفية استخدامها و توضيح خطوات سيرها
4/- يجب استعمال الأرقام المسلسلة عند طبع نماذج المستندات
- لا بد أن يجمع المستند الشروط التالية :
1/- يجب أن يعد مطبوعة مخصصة لهذا الشأن
2/- أن يتم إعداده بدون شطب واضح و يحمل كل الإيضاحات اللازمة بغية تفادي الخلط أو التأويل
3/- أن يكون ممضي عليه من طرف المسؤولين المؤهلين ، و في إطار اختصاصاتهم
4/- أن يحتوي على التاريخ



المطلب الثالث : إجراءات نظام الرقابة .
إجراء المطابقات الدورية :
تعبر المطابقات الدورية عن أهم الإجراءات التي تفرض على العمل المحاسبي داخل المؤسسة لتقريبه من الواقع لأنه يعتمد أساسا على المستندات الداخلية و الخارجية و التي هي موضوع المراجعة المستندية ، أي أن هذه المستندات أن تكون صحيحة مما يؤثر سبلا على مخرجات نظام المعلومات المحاسبية و بالتالي على القوائم المالية الختامية للمؤسسة ، و منه جاءت إجراءات نظام الرقابة الداخلية لكي يكشف على طريق إجراء مقاربات دورية بين مختلف مصادر المستندات من جهة و من جهة أخرى بين المستندات و الحقيقة المتمثلة في الواقع كالجرد المادي مثلا ، و نرى ضرورة إجراء كافة المقاربات الدورية التي يكون موضوعها مختلف عناصر الميزانية و جدول حسابات النتائج كإجراء مقاربة بين ما تم تسجيله في اليومية المساعدة المتعلقة بالبنك من مقبوضات و مدفوعات و ما تم على مستوى البنك ، لاستخراج مختلف الانحرافات المتمثلة في بيانات سجلت على مستوى البنك و لم تسجل على مستوى المؤسسة أو العكس ثم إعطاء إمكانية البحث عن الانحرافات و تسويتها قبل إعداد القوائم المالية الختامية و ذلك لإعطاء معلومات ذات مصداقية و معبرة عن وضعية الحساب البنكي للمؤسسة حيث تربط فعالية هذه المقاربة بالشروط الآتية :
• يجب إجراء المقاربة على الأقل مرة كل شهر.
• الشخص الذي يقوم بالمقاربة يجب أن يستلم الأوراق الواردة من البنك مباشرة و أن لا يدخل ضمن وظيفته تسيير الصكوك .
• الشخص الذي يقوم بالمقاربة يجب أن يقوم بالتسجيل المحاسبي في اليومية المساعدة المتعلقة بالبنك .
• إتباع طريقة واضحة لإجراء عملية المقاربة .
يمكن كذلك إجراء مقاربات دورية أخرى ، يتمثل جلها في الآتي :
1. مقاربة حسابات الموردين في المؤسسة بأرصدتهم الحقيقة على مستواهم ، و ذلك عن طريق إجراء عملية الاستبيان للتأكيد من قيمة الحق و طبيعة المدينين .
2. مقاربة حسابات الزبائن في المؤسسة بأرصدتهم الحقيقة على مستواهم ، و ذلك عن طريق إجراء عملية الاستبيان للتأكيد من قيمة الحق و طبيعة المدينين .
3. مقاربة حسابات المخزونات بما هو موجود فعلا على مستوى المخازن و ذلك عن طريق عملية الجرد المادي للمحزونات .
4. مقاربة حسابات الاستثمار بما هو موجود فعلا على مستوى المؤسسة و ذلك باستعمال عملية الجرد المادي للاستثمارات
5. مقاربة حسابات الحقوق المختلفة بما هو موجود فعلا .
6. مقاربة حسابات المبيعات بما تم بيعه فعلا ، كإجراء مقاربة تخص حسابات و مركبات الأجور بما تم على مستوى مصلحة الأجور في مديرية الإدارة العامة .
7. مقاربة حسابات الديون بما هو حقيقي .
8. مقاربة حسابات المبيعات بما تم بيعه فعلا و ذلك بالاعتماد على الزبائن .
9. مقاربة حسابات الأعباء بما تم تحمله فعلا كإجراء مقاربة تخص حسابات مركبات الأجور بما تم على مستوى مصلحة الأجور في مديرية الإدارة العامة .
عدم إشراك موظف في مراقبة عمله :
يكتسي العنصر البشري داخل أي نظام أهمية كبرى في تحقيق أهداف هذا الأخير و في المحافظة على السير الحسن له كون أن التقيد الجيد للطرق و الإجراءات تتوقف على هذا العنصر لذلك أصبح من الضروري تحديد الاختصاصات و توزيع المسؤوليات داخل نظام المعلومات المحاسبية بما يتناسب مع موقع كل موظف داخل النظام بما يستجيب إلى تدعيم مقومات نظام الرقابة الداخلية المفروضة على النموذج المحاسبي للمؤسسة .
لهذا وجب على نظام الرقابة الداخلية سن إجراء يقضي بعدم إشراك موظف في مراقبة عمله داخل نظام المعلومات المحاسبية ، نظرا لأن المراقب يقتضي كشف الأخطاء التي حدثت أثناء المعالجة أو التلاعبات الممكن وقوعها ، و التي تخل بأهداف نظام المراقبة الداخلية ، فعند حدوث خطأ من المحاسب عن جهل للطرق و القواعد المحاسبية فهذا الأخير لا يستطيع كشف خطئه و كذلك إذا حدث تلاعب فالمحاسب يغطي هذا التلاعب كونه صادرا عنه ، فوضع هذا الإجراء ليقضي على هذا الإشكال و يتيح معالجة خالية من هذه الشوائب التي تسيء إلى المعلومات المحاسبية .
إجراءات عامة :
بعد التطرق إلى الإجراءات المتعلقة بالجانب التنظيمي و الإداري و الإجراءات التي تخص العمل المحاسبي سنتناول في هذا البند إجراءات عامة تكون مكملة لسابقتها ، و بتفاعل جميع هذه الإجراءات يستطيع نظام الرقابة الداخلية تحقيق أهدافه المرسومة لذلك سنميز بين الإجراءات التالية :
☻التأمين على ممتلكات المؤسسة :
تسعى المؤسسة من خلال ممارسة نشاطها إلى تحقيق أهدافها الاقتصادية و الاجتماعية و التكنولوجية و ذلك عن طريق الاستعمال الأمثل لمواردها و الحفاظ على ممتلكاتها من خلال التامين عليها ضد كل الأخطار المحتملة .

☻التأمين ضد خيانة الأمانة :
في ظل تدعيم مقومات نظام الرقابة الداخلية يكون من بين إجراءات هذه الأخيرة إجراء يخص التأمين على الموظفين الذين يعملون بشكل مباشر في النقدية سواء تحصيلها أو صرفها ، أو الذين يدخل ضمن اختصاصهم التسيير المادي للبضائع أو الأوراق المالية أو التجارية ضد خيانة الأمانة ، فمن غير المعقول أن يحافظ نظام الرقابة الداخلية على تحقيق أهدافه المرسومة دون إجراء التأمين ضد خيانة الأمانة بالنسبة للموظفين السابق ذكرهم .
☻اعتماد رقابة مزدوجة :
يستعمل هذا الإجراء في أغلب المؤسسات الاقتصادية كونه يوفر ضمانا للمحافظة على النقدية ، فعند شراء مادة معينة مثلا ينبغي أن يحتوي ملف التسوية على كل الوثائق المتعلقة بالعملية من وصل التوريد ، الفاتورة ، وصل الاستلام الذي يكون ممضي عليه من الجهات المؤكلة لها ذلك إذ بعد تسجيل الدين و مراقبة ملف العملية ، يعد المشرف على عمليات التسوية شيك ممضي عليه مدير المالية و المحاسبة في المرحلة الأولى ، و في المرحلة الثانية يمضي عليه مدير المؤسسة لكي يكون هذا الشيك قابلا للسحب ، إن هذا الإجراء من شأنه أن يعمل على :
- حماية النقدية
- تفادي التلاعب و السرقة
- إنشاء رقابة ذاتية
- تدعيم مقومات نظام الرقابة الداخلية
☻إدخال الإعلام الآلي :
يعتبر الإعلام الآلي أحد أهم الوسائل التي يتم بها تشغيل نظم المعلومات ، فمن خلاله يمكن لأي نظام للمعلومات و لنظام المعلومات المحاسبية على وجه الخصوص مواصلة العمل بغية توليد معلومات بشكل سريع . إن إدخال الإعلام الآلي للمؤسسة و تنفيذ العمل المحاسبي آليا له مبررات عدة على النحو الأتي : - حجم عدد العمليات
- السرعة في معالجة البيانات
- تخفيض نسبة الخطأ في المعالجة
- إمكانية الرجوع أو استشارة المعطيات بسرعة
و عليه يمكن للمعالجة السريعة للبيانات المحاسبية في ظل استعمال الإعلام الآلي أن تعطي لنا قوائم مالية و محاسبية تعبر عن الوضعية الحقيقية للمؤسسة و تعكس السرعة سواء في المعالجة أو في إعداد هذه القوائم ، بغية السماح لنظام المعلومات المحاسبية من توليد معلومات ذات مصداقية في الوقت و المكان المناسبين من اجل إتخاذ القرارات أو تلبية حاجات الأطراف المستعملة للمعلومات .






[strike]